IT-AVDELNINGENS DOKUMENTATIONSWEB



bara it.portal.chalmers.se

swedish english

Denna sammanfattning gäller för Chalmers i de flesta situationer men för mera utförlig information om vilka inställningar som kan göras så får man se Zoom documentation portal

Säkerhet i Zoom

Det är viktigt att använda sig av de säkerhetsfunktioner som finns för att minska risken för s k Zoombombning; att någon illsinnad tar sig in i mötet och visar stötande material, eller att obehöriga tar sig in i mötet.

  • Logga in via SSO och se till så att Zoomprogrammet alltid är uppdaterat.
  • Lägg inte ut möteslänkar offentligt utan skicka istället via e-post.
  • Begränsa skärmdelning och mikrofonen för samtliga deltagare utom mötesvärdarna.
  • Använd registeringsfunktionen
  • Använd inte ditt personliga mötes-id för att skapa möten.
  • Lösenordskydda mötet och se till så att endast inloggade deltagare får delta, aktivera Only authenticated users can join och välj passande grupp.
  • Aktivera Enable waiting room och kontrollera deltagare innan man släpper in dem i mötet. Därefter kan man låsa mötet.
  • För stora publika möten så rekommenderar vi att använda Webbinar istället för vanliga mötestjänsten.

Läs mer om dessa säkerhetsfunktioner nedan.

Det finns företag som spärrat Zoom av säkerhetskäl. På detta svarar vi:
Zoom används av de flesta svenska universitet, och vi bedömer att säkerheten är god. Om din arbetsgivare hindrar dig från att använda Zoom är du välkommen att utnyttja datorer eller mobila enheter som är dina privata, eller från något annat företag. Och klaga gärna hos din IT-support.

Begränsa skärmdelning
Det kan vara viktigt att begränsa vem som kan visa skärm i ett möte för att motverka Zoombombning. Som standard i vanligt kan både värd och deltagare dela sin skärm, detta gäller inte för Webinar.
Om du vill begränsa vilka som kan dela sin redan innan ditt möte påbörjas så kan du logga in på chalmers.zoom.us och ändra inställningar. Klicka på Settings i vänstra vyn och under In meeting (basic) får du möjligheten att välja om endast värd eller även deltagare ska kunna skärmdela. ->Om du istället vill begränsa skärmdelning under ett pågående möte kan du klicka på pilen bredvid “Share Screen” och sedan välja “Advanced Sharing Options”(se bild ovan). Därefter kommer en ruta upp där du kan klicka i att bara du som värd kan skärmdela. Du kan även klicka på Security och bocka ur Share Screen.
GDPR
Sunet har en egen licens av Zoom som driftas av Nordunet, den gemensamma organisation som knyter samman nordiska forsknings- och utbildningsnätverk. Tjänsten är i enlighet med GDPR. All mötesdata lagras på servrar i Stockholm och Köpenhamn.
Se mer info här och här.

[#puba]

I vissa fall krävs ett Personuppgiftsbiträdesavtal om exvis man använder en extern part som ges tillgång till personuppgifter via Zoom
Lösenord
Se till så att du har ställt in så att det alltid krävs lösenord för att ansluta till Zoom mötet. Då blir länken till mötet svår att lista ut för utomstående. Viktigt att det även påslaget vid Webinar möten då det försvårar s k zoombombning.
Gå till chalmers.zoom.us och längst upp till vänster under Personal klickar du på Settings.
Rulla ned och säkerställ att Require a password when scheduling new meetings och Require a password for instant meetings och Embed password in meeting link for one-click join är ibockade. Lite högre upp bockar du även i Only authenticated users can join meetings.
Som standard måste man då vara inloggad i Zoom för att kunna ansluta till mötet. Se också till så att rätt grupp är vald.
Möten enbart för personal och studenter på Chalmers
När du skapar ett möte via Outlook eller under Personal > Meetings på chalmers.zoom.us så kan du i inställningarna för mötet ändra grupp till Employees and students signed to chalmers.zoom.us Zoom accounts om du vill att bara studenter och anställda på Chalmers ska kunna ansluta.
Du kan också ställa in det som standard om du vet att du alltid eller för det mesta kommer att hålla möten för enbart Chalmersfolk. Det gör du då under Personal > Settings. Det finns nu även andra grupper du kan använda dig av för att begränsa åtkomst till mötet.

Registrering
Vill man deltagarna ska kunna registrera sig innan mötet så bocka i enable registration när du skapar mötet på chalmers.zoom.us. Efter att man sparat mötet så kan därefter skicka ut en inbjudan med länken till registreringsformuläret. Du kan välja om du vill att de som registrerat sig blir godkända automatiskt eller att du måste godkänna manuellt. Det gör du längst ned på sidan. Endast de e-postadresser som du godkänt kan ansluta till mötet förutsatt att du aktiverat Manually Approve under Registration Options längst ned på sidan, man behöver klicka på Edit knappen.
Först efter att deltagarna blivit godkända (automatiskt eller manuellt) så får de länken till mötet och kan logga in om mötet är startat. Läs mer här
Väntrum
På Chalmers.zoom.us kan du också ställa in så att deltagare kommer till ett väntrum innan mötet startar. Du kan då säkerställa att det är rätt deltagare och du väljer vilka du vill släppa in. Inställningen gör du när du skapar ett möte; bocka i enable waiting room. Du kan även ställa in att det alltid är så för nya möten under menyn Personal > settings som du hittar högst upp till vänster.

Säkerhet inne i mötet
Även när du har startat mötet så finns en del viktiga säkerhetsfunktioner.
För att förhindra att andra än värden delar sin skärm så klicka på Security menyn som du hittar längst ned efter du startat mötet och bocka ur "share Screen". När du som värd delar skärmen så kan du rita och skriva på det du delar, Se här hur du förhindrar att andra kan göra det samtidigt.
Du kan stänga av chatten i mötet genom att klicka på chat och sedan på de tre punkterna längst till höger.
När man har släppt in alla deltagare från väntrummet så kan man låsa mötet så att inga andra kan komma in. Nackdelen är att om någon tappar nätverksförbindelsen så kommer de inte in igen. Man kan även slänga ut oönskade deltagare genom att klicka på dem efter du klickat på menyn manage participants.
  • Huvuddokument: Zoom

Denna guide är en del i en serie guider om Zoom


INFORMATION

Vilka sidor inkluderar denna sida (inte helt pålitligt, kräver att ITAINCLUDEPAGE-variabeln är satt i sidor som inkluderar):